Termes et Conditions
Version : 29/10/2009

Les présentes dispositions sont les conditions et modalités générales de St Matthew eAccounting UK Ltd étant applicables à tous les services, sauf si le contraire est indiqué.

1. Définitions


1.1 À  moins que le contraire ne soit convenu, les modalités et les conditions énoncées ci-dessous sont applicables à toutes les prestations effectuées par St Matthew eAccouting en faveur de tous ces clients.

1.2 « nous », « nous-même », « nos » et « St Matthew » seront utilisés, en toute situation, pour désigner St Matthew eAccounting UK Ltd.

1.3 « vous », « vous-même », « votre », « votre société » et « administrateurs » seront utilisés pour désigner le client.

1.4. Le terme « parties » sera utilisé pour désigner St Matthew eAccounting UK Ltd et le client.

1.5. Le terme « Contrat » désigne les présentes Modalités et Conditions.

1.6 L’expression « notre site web » désigne chacun de nos sites web particuliers et l’ensemble de nos sites web. Nos principaux sites web sont listés ci-dessous.

1.7 L’expression « votre site web en ligne » désigne, le cas échéant, le compte en ligne que vous avons créé, sur le site web, pour que vous puissiez l’utilisez lorsque vous êtes notre client et qui ne peut être consulté que par l’intermédiaire de notre site web, à l’aide de votre identifiant unique et de votre mot de passe.

1.8 « Honoraires » désigne les frais, les dépenses et les charges figurant sur notre site web et étant modifiés de temps à autre à la condition que nous vous en informions au moment de la reconduction du service. Cette notion désigne également les frais, les dépenses et les charges individuellement convenus avec vous.

1.9 « Date de Commencement » désigne la date à laquelle le contrat prend effet.

1.10 « Informations confidentielles » désigne les informations secrètes ou confidentielles, commerciales, financières, de marketing, techniques ou d’autres informations, le savoir-faire, les secrets industriels et les autres informations se présentant sous tout format ou sur tout support et ayant été divulguées verbalement ou par écrit avant ou après la date du présent Contrat, les reproductions de ces informations sous tout format ou sur tout support ou également une ou des parties de ces informations (étant précisé que « confidentielles » signifie que les informations, envisagées dans leur totalité, avec une configuration précise ou regroupées avec ses éléments constitutifs, ne sont pas mises à la disposition du public).

1.11 « Contrôle » désigne l’aptitude à exercer ou le fait d’être en droit d’acquérir un contrôle direct ou indirect sur les affaires d’une société d’une manière incluant la possession ou le droit d’acquérir 50 % du capital émis de la société en cause ou du droit de vote de cette société.

1.12 « Force Majeure » désigne tout événement échappant au contrôle raisonnable d’une partie quelconque et affectant son aptitude à exécuter une des obligations (autres que celles relatives au paiement) lui incombant en vertu du Contrat et incluant les catastrophes naturelles, les incendies, les inondations, la foudre, les guerres, les révolutions, les actes de terrorisme, les émeutes ou les turbulences civiles, mais excluant les grèves, les fermetures ou les autres conflits du travail, que ces situations soient causées par les propres salariés de la partie concernée ou par d’autres, les défaillances affectant l’alimentation en électricité, la fourniture en carburant, les moyens de transport, l’équipement, les matières premières ou d’autres biens ou services.  

1.13 « Propriété intellectuelle » désigne tout brevet, tout copyright, tout droit sur banques de données, tout droit moral, tout droit sur un modèle, tout modèle déposé, toute marque de fabrique, toute marque de service, tout nom de domaine, tout savoir-faire, tout modèle d’utilité, tout modèle non déposé ou, le cas échéant, toute demande visant un tel droit ou un autre droit de la propriété intellectuelle ou industrielle existant en toute région du monde.

1.14 « Services » désigne la fourniture des services dont le champ d’application est indiqué par la clause 2 et étant plus particulièrement décrit par l’Annexe 1

1.15 Les titres des clauses ne sont insérés qu’à des fins pratiques et ne doivent pas avoir d’incidence sur la lecture ou l’interprétation du présent Contrat.

1.16 Les mots au singulier incluent le pluriel et vice-versa. Les mots d’un genre incluent l’autre genre et les références faites aux personnes englobent les personnes physiques, les sociétés, les entreprises, les cabinets ou les partenariats.

1.17 Les mots et expressions « autres », « incluant » et « plus particulièrement » ne limitent pas la portée générale des mots les précédant ou ne doivent pas être interprétés comme limités à la catégorie des mots précédents lorsqu’une interprétation extensive est possible.

1.18 Les références à tout texte législatif ou à toute disposition légale incluent (i) la législation d’application adoptée pour y faire suite, (ii) toute disposition que celui-ci ou celle-ci a modifiée ou à nouveau promulguée (avec ou sans modifications) et (iii) toute disposition représentant, par la suite, sa disposition de remplacement ou sa nouvelle promulgation (avec ou sans modifications).

1.19 Sauf disposition contraire, toutes les références faites par le présent Contrat à  des Clauses et aux Annexes visent les clauses et les annexes du présent Contrat.

1.20 L’Annexe 1 et les Notes font partie des présentes modalités et conditions et donnent les précisions supplémentaires n’étant pas indiquées dans ces dernières.

1.21 Un exemplaire de nos modalités et conditions actuelles peut toujours être consulté  sur notre site web. Nous nous réservons le droit de modifier ces modalités et conditions à tout moment. En outre, nous indiquerons la date de la version sur notre site web.

2. Nos services


2.1 Nous répondrons, dans les limites du raisonnable,  aux besoins fiscaux et comptables de votre société. La liste complète de nos services peut être consultée sur le site web.

2.2 Les éventuels services supplémentaires peuvent donner lieu à des honoraires supplémentaires qui seront convenus par écrit avant la fourniture de ces services.

2.3 Nous ne sommes pas autorisés à donner et nous ne donnons pas de conseils en investissements. Nous n’acceptons pas d’être tenus responsables d’une manière quelconque par rapport aux questions concernant des conseils en investissements.

2.4 Nous nous réservons le droit d’apporter des modifications aux spécifications des Services devant satisfaire aux exigences légales ou communautaires étant applicables.

3. Les honoraires, les modalités de paiement et la politique sur le remboursement


3.1 Certains de nos honoraires sont publiés sur nos sites web. Nous proposons également d’autres honoraires et des réductions à des clients envisagés individuellement. Les modifications apportées aux honoraires publiés vous seront communiquées lors de la prochaine fourniture de services.

3.2 Nos honoraires doivent être payés un an en avance. Nous pouvons également convenir de règlements mensuels ou trimestriels. Vous ne pourrez pas devenir un client avant d’avoir effectué le règlement initial ayant été convenu. Au cas où il serait payé par virement bancaire ou par chèque, le paiement ne sera pas réputé effectué avant que notre compte ne soit crédité des fonds versés.

3.3 Après que vous soyez devenu un client, le paiement des honoraires doit être effectué en avance, selon une périodicité mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Si vous avez convenu avec nous de payer en plusieurs règlements, ceux-ci seront encaissés en avance, par un virement automatique ou un règlement par carte de paiement débitant votre compte bancaire ouvert au Royaume-Uni. Si vous ne souhaitez pas régler par virement automatique ou si vous n’êtes pas en mesure de le faire, vous devrez alors payer en avance l’ensemble des honoraires annuels.

3.4 Vous recevrez une facture annuelle présentant votre plan de paiement de manière détaillée. Vous serez facturé séparément au titre des paiements à effectuer pour les services n’entrant pas dans le champ d’application des services annuels convenus au moment où vous avez activé votre compte. Toutes les factures doivent être réglées dans les 10 jours suivant la date de la facture.

3.5 Nous vous adresserons la facture relative aux honoraires vous incombant en l’affichant sur le compte du site web vous étant attribué. Lorsque vous acceptez les présentes modalités et conditions, vous reconnaissez que l’affichage d’une facture par ce biais représente une signification efficace de cette facture.

3.6 À  moins que le contraire ne soit convenu par écrit, aucune réduction ne sera accordée par rapport à nos honoraires fixes si vous ne tirez pas parti de tous les services inclus dans notre formule de services.

3.7 À  moins que nous ne l’acceptions en avance et par écrit, vous ne pouvez pas être remboursé au titre d’un mois pour lequel nous avons fourni des services, si la fourniture de nos services a déjà débutée. Toutes les demandes de remboursement doivent être présentées par écrit et envoyées par email à Your browser may not support display of this image. Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir browser may not support display of this image. Your browser may not support display of this image. . Si un remboursement doit être effectué, vous en serez informé par écrit. Il se peut qu’un délai maximum de 30 jours s’écoule après l’annulation de votre contrat, pour que vous receviez votre remboursement.

3.8 Le paiement des Honoraires n’est pas considéré comme reçu tant que nous n’avons pas reçu les fonds autorisés.

3.9 Vous ferez tous les paiements à effectuer en vertu du présent Contrat sans déduction matérialisée par une compensation, une demande reconventionnelle, une réduction, un rabais ou autrement. Aucune réduction ou remise ne sera accordée si vous n’utilisez pas les Services pertinents inclus dans la formule de services que vous avez choisie.

3.10 Tous les paiements devant être effectués en notre faveur en vertu du présent Contrat deviennent exigibles sur-le-champ dès que le présent Contrat est résilié en vertu des dispositions de la clause 6.

4. Les frais de transfert


4.1 Nous ne facturons pas de frais de transfert, mais si vous souhaitez nous transférer vos informations actuelles, nous facturerons alors des honoraires correspondant aux tarifs publiés sur notre site web.

5. Les arriérés d’honoraires


5.1 Si vous êtes en retard de plus de 30 jours par rapport à un versement d’honoraires que vous devez nous verser, nous nous réservons le droit, si nécessaire, d’interrompre et/ou de mettre un terme aux services que nous vous fournissons, étant précisé que ceux-ci englobent l’accès à votre compte en ligne.

5.2 Nous ne reprendrons la fourniture de nos services qu’au moment du paiement de tous les honoraires impayés. Des frais de reprise de 99,00 GBP plus TVA seront susceptibles d’être facturés.

5.3 Nous nous réservons le droit de vous facturer des intérêts courant sur tous les honoraires impayés au taux fixé à 8 % au-dessus du taux de base de la Banque d’Angleterre.

6. La fin ou l’interruption des services de St Matthew eAccounting


6.1 Sauf accord contraire, l’une ou l’autre partie peut résilier le Contrat à tout moment et au terme d’une période contractuelle et initiale de 12 mois. Au cas où vous résilieriez le présent Contrat au cours des 12 premiers mois, vous demeurez tenus au paiement d’un minimum de 12 mensualités calculés à partir de la Date de Commencement.

6.2 Au cas où vous choisiriez de résilier le présent Contrat, aucun frais ne vous sera facturé au titre de l’arrêt de vos activités commerciales ou du passage à un autre comptable. Pour résilier le présent Contrat, il vous suffit de nous envoyer un email à Your browser may not support display of this image. Cet e-mail est protégé contre les robots collecteurs de mails, votre navigateur doit accepter le Javascript pour le voir browser may not support display of this image. Your browser may not support display of this image.  Le cas échéant, n’oubliez pas de prendre contact avec WorldPay et d’annuler votre accord WorldPay/FuturePay en tenant compte de l’obligation de paiement vous étant attribuée, pendant une durée minimale, par la clause 6.1, par rapport à 12 mensualités. La résiliation prend fin au début du cycle suivant du processus de facturation du cabinet St Matthew étant accepté après l’annulation du votre compte WorldPay. Si vous payez par virement automatique, vous devez annuler l’accord de virement automatique convenu par rapport à votre compte bancaire.  

6.3 Nous nous réservons le droit de conserver l’ensemble des archives et des informations jusqu’au paiement intégral de tous les arriérés.

6.4 En cas de résiliation, nous nous engageons, sous réserve des modalités figurant ci-dessus, à restituer toutes les archives (incluant les comptes à ce jour) existant jusqu’à la date de la résiliation. Nous n’assurerons la préparation et la fourniture des comptes statutaires par rapport à un exercice financier particulier que si vous êtes toujours client au terme de cet exercice financier.

6.5 Dès la résiliation du présent Contrat, le Client est tenu d’en informer l’ensemble des organismes, des agences et des bureaux gouvernementaux concernés, le fisc britannique (HMRC) et la Companies House et le Client doit veiller à ce que la Société soit supprimée des archives en tant que représentant du Client. Si le Client ne s’exécute pas, les Honoraires liés aux Services en cause demeureront dus, indépendamment de la résiliation du présent Contrat.  ST MATTHEW EACCOUNTING peut discrétionnairement informer les autorités compétentes et tenter d’obtenir, auprès du Client, le remboursement des frais en ayant découlé.

6.6 En cas de résiliation opérée par nos soins en vertu de la clause 5.1 et/ou de la clause 16.5 et à la condition que vous utilisiez nos services de constitution et de gestion de sociétés, nous prendrons les mesures suivantes :
  • Nous communiquerons au fisc britannique et à la Companies House des renseignements personnels vous concernant et nous leur demanderons de vous envoyer tous les courriers relatifs à votre société, sauf si vous fournissez d’autres coordonnées au plus tard 14 jours après la date de résiliation.
  • Nous affecterons le Siège social à un autre prestataire de services que nous connaissons et qui vous facturera 500,00 GBP par an, sauf si vous fournissez une autre adresse de siège social, au plus tard 14 jours après la date de résiliation.
  • Nous assignerons votre société devant une small claims court pour réclamer les honoraires impayés et les frais de gestion/liquidation. Ce processus peut entraîner l’inscription d’informations négatives dans l’historique britannique de solvabilité concernant votre société et vous concernant en tant que directeur général de la société. Une telle situation pourrait avoir des effets négatifs et à long terme sur votre indice de solvabilité.
  • Si vous avez ouvert un compte bancaire par notre intermédiaire, nous indiquerons à la banque que nous avons l’intention d’agir en justice contre vous et nous leur demanderons d’envoyer tous vos courriers à votre adresse.
  • Nous vous facturerons également des frais supplémentaires de gestion/liquidation s’élevant à 1000,00 GBP par société afin de couvrir les frais que nous engageons et nos efforts.
6.7 Les préavis que nous présentons en vertu du présent Contrat doivent être rapportés par écrit et peuvent être signifiés par un service de messagerie, par les services postaux, par télécopie, par un envoi à l’adresse électronique indiquée ci-dessus ou à toute autre adresse que la partie concernée peut fournir aux fins de la signification des préavis visés par les présentes Modalités et Conditions, étant précisé que chaque préavis est réputé signifié dès sa livraison s’il est remis en mains propres, au terme d’un délai de 5 jours suivant son envoi s’il est notifié par courrier postal ou alors à dix heures, heure locale pour le destinataire, le Jour ouvrable suivant faisant suite à celui pendant lequel le préavis a été envoyé, si l’envoi a été effectué par télécopie ou par email.

6.8 Afin de prouver la signification d’un préavis, il suffit de démontrer, lorsque le préavis a été remis en mains propres, qu’il a été dûment adressé et remis personnellement et, s’agissant du préavis signifié par voie postale, qu’il a été dûment adressé, affranchi et posté d’une manière indiquée ci-dessus. S’agissant d’un préavis remis par télécopie ou courrier électronique, il suffit de prouver qu’il a été envoyé, dans un format lisible et complet, au numéro de téléphone ou à l’adresse électronique appropriés et qu’aucun message d’erreur n’a été retourné.

6.9 Nous pouvons, par la remise d’un préavis, interrompre la fourniture des services (incluant l’accès à nos locaux) pour des raisons de turbulences à caractère politique, de grèves ou en raison d’autres événements échappant à notre contrôle raisonnable.

7. L’équipe du service clientèle


Lorsque vous devenez un client de StMatthew eAccounting, nous vous communiquons le numéro de téléphone de l’Equipe de notre Service clientèle dédié et centralisé qui répondra à toutes vos questions. Notre objectif est de fournir à tout moment, un service d’une qualité exceptionnelle. Nous accueillons chaleureusement les commentaires que vous aimeriez faire sur ce service. Les éventuelles plaintes seront traitées rapidement. Nous nous engageons, dans la mesure du possible, à y donner une suite satisfaisante.

8. Vos obligations


8.1 En qualité  de directeur votre société, il vous appartient de veiller à  ce que votre société effectue toutes les formalités juridiques. Si vous nous le demandez, nous vous aiderons à respecter ces formalités lorsque cela est possible.

8.2 Vous vous engagez à veiller à ce que l’ensemble des informations ou des documents que vous nous remettez ou nous étant transmis en votre nom soient complets, véridiques et précis, à ce qu’ils vous concernent et à ce qu’ils portent sur les activités commerciales respectivement conduites par vos soins et/ou votre société. Ces éléments incluent, sans limitations, l’intégralité des informations et des documents exigés par la réglementation de 2007 sur le blanchiment d’argent.

8.3 Vous acceptez de nous dédommager des pertes ou des dommages que nous subissons du fait des déclarations mensongères ou du comportement malhonnête et/ou frauduleux vous étant imputé ou étant imputé à d’autres personnes lorsque des informations nous sont communiquées par d’autres personnes en votre nom.

8.4 Vous nous enverrez, selon une périodicité mensuelle, toutes les informations se rapportant à vos transactions par les moyens vous convenant le mieux, à savoir par email, télécopie ou courrier postal. La date-limite à laquelle nous devons recevoir ces informations est le 15 du mois suivant. Vous devez garder vos justificatifs (relevés bancaires, reçus, factures, etc…) en lieu sûr et ne pas les envoyer à St Matthew eAccounting à moins que nous vous les demandions ou que nous nous soyons engagé à vous les conserver en contrepartie du paiement de frais appropriés. La Loi sur les Sociétés exige des sociétés immatriculées qu’elles disposent d’archives comptables. Pour la plupart des sociétés, dans la plupart des cas et dans presque tous les pays, cette mesure devrait satisfaire aux exigences des autorités fiscales, tant que ces archives sont conservées pendant une période maximale de 6 années courant après la fin de la période comptable à laquelle elles se rapportent. Si vous tardez à nous envoyer vos documents, St Matthew eAccounting ne peut pas garantir que les délais légaux de déclaration seront respectés. Dans ce cas, vous risquez de vous voir infliger une amende pas les autorités fiscales et la Companies House. En outre, les informations figurent sur votre site Internet peuvent ne pas être à jour.

8.5 Vous devez vous assurer que vous nous tenez informés de tout changement d’adresse, de numéro de téléphone ou d’email. Si vous ne le faites pas, il se peut que vous ne receviez pas de messages, auquel cas nous n’acceptons pas d’être tenus responsables.

8.6 Vous passerez régulièrement en revue les messages que nous vous envoyons afin de demeurer informés des modifications devant être apportées au service.

8.7 Les Transactions dites ‘tout compris’ ne sont pas opérées d’un mois sur l’autre. Il vous appartient de veiller à ce que vous bénéficiez des transactions que vous demandez au cours de chaque mois. Nous vous encourageons à nous envoyer des informations régulièrement.

8.8. Vous nous garantissez, pour toute la durée du présent contrat :  
a) et par rapport aux Services, que vous demeurerez, à tout moment, responsable du respect de l’ensemble de la législation, des règlements, des codes de déontologie, des lignes directrices entrant en ligne de compte et des autres exigences de tout gouvernement ou service gouvernemental concerné ;  
b) que vous gérerez et utiliserez une infrastructure appropriée de réseaux incluant, sans limitations, une messagerie électronique, un contrôle des sources, une gestion des dossiers et correspondant à ce que nous exigeons en vue de l’accomplissement des tâches visées par l’Annexe 1 ;  
c) que vous êtes titulaire de la capacité juridique permettant de conclure le présent Contrat avec nous et conformément au présent Contrat, vous permettant de bénéficier des Services ;
d)  que vous n’agissez pas et que vous n’agirez pas, par rapport aux Services, dans le cadre d’une capacité fiduciaire, pour une autre personne, firme ou société ;
e) que vous avez pu obtenir des conseils juridiques et fiscaux appropriés par rapport au lancement, à l’acquisition et à l’exploitation des Services ; et  
f)  que vous paierez, dans leur totalité, les impôts personnels ou des sociétés pouvant devenir exigibles du fait de la fourniture des Services par nos soins.

9. Les dépenses et les débours


9.1 Il se peut que de temps à autre nous effectuions des dépenses ou des débours en votre nom et correspondant par exemple aux frais de dépôt de la déclaration d’impôts annuelle de votre société, à des frais de timbres et à des frais de coursier. Lorsque vous acceptez les présentes modalités et conditions, vous vous engagez à nous rembourser l’ensemble des dépenses raisonnables et justifiables que nous effectuons en votre nom.

10. Notre site web et notre marque


10.1 Le contenu et la conception des pages de notre site web sont couverts par un copyright dont nous sommes titulaires ou sont utilisés en vertu d’une licence concédée par les titulaires tiers de ce copyright. Nous vous autorisons à faire des copies de ce site dans une mesure nécessaire pour que vous puissiez en prendre connaissance. Vous pouvez également en imprimer des pages pour votre usage personnel, mais aucune partie de notre site web ne peut être reproduite ou transmise dans d’autres buts.

10.2 La marque et le logo St Matthew eAccounting sont des marques déposées dont nous sommes titulaires. Vous n’avez pas le droit d’utiliser le logo et la marque St Matthew eAccounting sur un document ou une revue incluant l’Internet et d’une manière concernant vos activités commerciales, à moins que vous n’en ayez convenu par écrit avec nous.

10.3 Vous n’avez pas le droit de créer un lien vers ce site ou de procéder à son encadrement si nous ne vous y avons pas préalablement autorisé par écrit.

10.4 Les informations figurant sur notre site web ne sont données (aux résidents du Royaume-Uni) qu’à titre indicatif et ne doivent pas être considérées comme remplaçant des conseils financiers et/ou fiscaux pouvant être obtenus par rapport aux circonstances particulières étant les vôtres. Nous n’acceptons pas d’être tenus responsables par rapport aux mesures que vous prendrez sur le fondement de ces informations générales.

10.5 Il se peut que notre site web contienne des liens vers d’autres sites web. Ils n’ont pas pour but d’indiquer que nous approuvons ou avons, d’une autre manière, une responsabilité quelconque par rapport au contenu du site web relié par un lien.

10.6 Notre site web est peut être visualisé par le public dans des conditions où nous n’acceptons pas, dans la mesure la plus large autorisée par le droit, d’être tenus responsables d’une manière quelconque de toute perte ou de tout dommage quelconque découlant de l’utilisation de ce site web ou du fait que son contenu ait servi de base à la prise d’une mesure.

11. La confidentialité  et la protection des données


11.1 St Matthew s’engage à l’égard de ses Clients à faire, dans les limites du raisonnable, tout son possible pour respecter la confidentialité des informations confidentielles que ces derniers lui communiquent ou étant communiquées par des mandataires des Clients ou une Entité. En exécution de ses obligations St Matthew doit mettre les informations personnelles et les données personnelles à l’abri de tout accès, toute utilisation ou toute divulgation non autorisée.

11.2 Dans le cadre de la fourniture des Services, St Matthew recueille des informations personnelles et des données personnelles sur les Clients, les mandataires des Clients et l’Entité et utilisent ces données et informations personnelles pour faciliter la fourniture des Services et peut, de temps à autre, les utiliser pour fournir des informations, des notes, des lignes directrices, des conseils pour faire le marketing d’informations relatives aux Services et pour fournir les autres informations que St Matthew peut rendre publiques de temps à autre.

11.3 St Matthew se réserve le droit de ne pas considérer comme applicables les obligations de confidentialité et de secret posées par les paragraphes 1 et 2 de la présente section et peut divulguer à des tiers des informations et des données confidentielles ou personnelles lorsqu’il est dans l’obligation de le faire du fait d’une loi, lorsque des tiers l’exigent pour que St Matthew puisse fournir des Services ou lorsque St Matthew n’a pas été en mesure d’obtenir des instructions des Clients ou des Agents de la Direction et lorsque, de l’avis de St Matthew, il est dans le meilleur intérêt des Clients et/ou des mandataires des Clients et/ou de l’Entité que ces informations ou données personnelles soient communiquées à des tiers.

11.4 À  moins que les présentes Conditions commerciales ne l’autorisent autrement, les informations et les données personnelles recueillies ne sont utilisées qu’aux fins des présentes et ne sont jamais vendues, prêtées, louées ou distribuées d’une autre manière à l’extérieur du cabinet St Matthew. Les clients et les mandataires des clients reconnaissent que cette situation peut signifier que des informations personnelles pourront être transférées vers des pays ne disposant pas d’une protection adéquate des données respectueuses de l’Article 26(1) de la Directive communautaire 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

11.5 Sans manquer au devoir de confidentialité, St Matthew se réserve le droit d’agir pour d’autres clients (incluant des concurrents de l’Entité, des Clients ou des Mandataires des Clients).

11.6 Tout rapport, toute lettre, toute information ou tout conseil donné par St Matthew aux Clients, aux Mandataires des Clients ou à l’Entité est donné à titre confidentiel, aux fins exclusives de la fourniture des Services, et est donné à la condition que les Clients et les Mandataires des Clients ne puissent pas procéder, sans l’autorisation préalable et écrite de St Matthew, à la divulgation en faveur de tiers autres que leurs avocats ou comptables ou d’autres conseillers professionnels, des informations confidentielles ou d’autres informations rendues publiques par St Matthew.

11.7 Indépendamment de toute disposition des présentes, St Matthew est en droit et est, par les présentes, irrévocablement autorisé à ouvrir, lire et copier l’ensemble des courriers, lettres, télécopies, emails ou autres messages lui parvenant et portant sur la fourniture des Services ou l’Entité, les Clients ou les Mandataires des Clients.

12. Déclaration sur la confidentialité


12.1 La déclaration complète sur la confidentialité est présentée en détails sur notre site web.

13. Le transfert de données à l’étranger


13.1 Vous consentez à ce que nous transférions des informations permettant de vous identifier personnellement en dehors de l’Union européenne lorsqu’une telle mesure est nécessaire. Votre acceptation des présentes modalités et conditions signifie que vous consentez à ce transfert de données.

14. Le stockage et la destruction des documents


14.1 Tous les documents sur votre compte et d’une autre nature que vous envoyez pour que nous les utilisions sont automatiquement sauvegardés sous un format PDF.

15. La sécurité


15.1 Lorsque nous vous fournissons un site web, vous êtes responsable de toutes les informations y étant affichées.

15.2 Il vous appartient d’assurer la confidentialité de vos identifiant et mot de passe et de ne pas les révéler à des tiers.

15.3 Nous ne serons pas tenus responsables de virus existant sur notre site web ou dans des emails, étant tout de même précisé que, dans la mesure du possible, nous utiliserons la dernière technologie permettant d’éviter une telle contamination. Il appartient au destinataire de procéder à une vérification anti-virus par rapport aux pièces jointes qu’il reçoit.

15.4 Les comptes en ligne de nos clients sont situés sur des serveurs sécurisés respectant les normes industrielles les plus strictes en matière de vérification, de chiffrage et d’intégrité des données. Tous les comptes clients sont protégés par un identifiant unique et un mot de passe.

15.5 Nous nous engageons à ce que les données de votre compte incluant les informations étant déjà publiques comme le nom et les coordonnées de votre société, voient leur confidentialité respectée et ne soient, en aucune circonstance, communiquées à des tiers à des fins de marketing ou à d’autres fins.

15.6 Nous utilisons un système interne dans lequel les clients sont identifiés par un numéro de client interne. Le personnel saisissant les données vous concernant dans le système n’a pas accès à toutes les données de votre compte. Cet accès est strictement limité à notre personnel qualifié pour que celui-ci puisse approuver les comptes de votre société au terme de votre période de déclaration.

16. Les opérations inadmissibles et les activités supposant une approbation préalable


16.1 « Activités illégales » désigne toute activité considérée, en toute région du monde, comme illégale ou criminelle et qui, sans porter atteinte à la généralité de ce qui précède, est réputée inclure les activités liées au terrorisme, au trafic de stupéfiants, au blanchiment d’argent, à l’encaissement de recettes d’activités criminelles ou aux transactions réalisées avec des pays pouvant, de temps à autre, faire l’objet d’un embargo imposé par le conseil de sécurité des Nations unies, l’Union européenne, le Royaume-Uni ou l’Île de Man ou toute organisation internationale similaire ou y faisant suite.

16.2 « Personnes visées par une interdiction » désigne les personnes :
  • qui, d’une manière ayant été démontrée lors d’une procédure civile, ont eu un comportement malhonnête ou frauduleux.
  • étant frappées, en vertu de la législation d’un pays et pour une raison quelconque, d’une interdiction ou étant, d’une autre manière juridiquement incapables ou non habilitées à être partie à un contrat.
  • étant résidentes d’un pays faisant l’objet d’une restriction ou d’un embargo à caractère international incluant, sans porter atteinte à la généralité de ce qui précède, ceux imposés par le conseil de sécurité des Nations unis, l’Union européenne, le Royaume-Uni ou l’Île de Man ou toute organisation similaire ou y faisant suite.
16.3 « Activités interdites » désigne les activités n’étant pas approuvées ou acceptées par St Matthew et qui, sans porter atteinte à la généralité de ce qui précède, incluent les activités relatives à ce qui suit :
  • les mercenaires ou soldats sous contrat ;
  • les armes ou les munitions ;
  • les matières biologiques, chimiques ou nucléaires à caractère dangereux incluant l’équipement ou les machines permettant de fabriquer ou de manier ces matières et incluant le transport, le maniement, l’écoulement ou la destruction de ces matières ;
  • les conseils ou les mesures concernant un blanchiment d’argent en vue de la conduite d’activités criminelles définies de cette manière par la législation du pays de résidence du client et/ou St Matthew et la conduite d’activités listées ci-dessus ;
  • les organes d’êtres humains ou d’animaux incluant le sang et le plasma ;
  • le matériel de sécurité et de contrôle d’émeutes et les appareils électroniques de limitation de mouvements pouvant donner lieu à une atteinte aux droits de l’homme, pouvant être utilisés pour la torture ou pouvant être utilisés, d’une autre manière, d’une manière choquante ;
  • les matières génétiques ;
  • la pornographie ;
  • la fourniture de diplômes ou de qualifications ;
  • les abus touchant les animaux, la vivisection ou l’utilisation d’animaux à des fins scientifiques ou de tests de produits ;
  • la fourniture d’un service ou la conduite d’activités commerciales pouvant faire concurrence à St Matthew ;
  • l’offre ou la fourniture de conseils juridiques ou fiscaux autrement que par l’intermédiaire de personnes titulaires de qualifications professionnelles et, le cas échéant, étant agréées à cette fin ;
  • toute activité pouvant porter atteinte à la réputation de St Matthew ou du pays d’établissement ou d’immatriculation de l’Entité.
16.4 « Activités supposant une approbation préalable » signifie :
  • Toute activité relative à la fourniture de services financiers ou à la conduite d’une autre activité commerciale supposant, dans tout pays, un agrément.
  • Les jeux d’argent ou les loteries.
  • Les activités financières incluant la sollicitation de fonds au public, l’offre de conseils en placements au public, l’activité des assurances, l’exploitation et la gestion d’un programme de placements collectifs ou la gestion d’investissements d’une manière étrangère à celle où les actifs gérés incluent les biens de l’Entité.
16.5 Si des clients ou les mandataires des clients sont ou deviennent des Personnes visées par une interdiction ou commencent à conduire des Activités illégales ou si l’Entité commence à conduire des Activités illégales ou des Activités interdites ou lance des Activités supposant une approbation préalable sans avoir préalablement obtenu le consentement écrit de St Matthew, St Matthew peut alors discrétionnairement mettre un terme aux Services.

17. Les garanties et les exclusions de la responsabilité


17.1 À moins que les présentes Modalités et Conditions ne prévoient le contraire, l’ensemble des garanties et des conditions stipulées de manière expresse ou tacite par un texte législatif, la common law ou autrement et incluant les garanties découlant d’une opération ou d’une exécution sont, par les présentes, exclues dans la mesure la plus large autorisée par la loi.

17.2 Toute responsabilité que nous sommes susceptibles d’engager (sur un terrain contractuel, délictuel incluant l’imprudence ou autrement) à votre égard ou à l’égard d’un tiers doit être limitée au total des frais payés par vos soins au titre des services et à la somme de 5000,00 GBP, étant précisé que la somme la plus élevée l’emporte.

17.3 Nous n’engageons pas notre responsabilité au titre des pertes de bénéfices, des pertes de contrats, des pertes du chiffre d’affaires ou de la perte de l’usage d’un logiciel ou de données ou des pertes indirectes, accessoires ou particulières d’une nature et d’une origine quelconques, venant des services que nous vous fournissons ou du fait que vous ne puissiez pas utiliser le services ou y avoir accès.

17.4 Nous ne sommes pas responsables de la fourniture tardive ou du défaut de fourniture des services prévus par les présentes Modalités et Conditions pour des raisons échappant à notre contrôle raisonnable et incluant, sans limitations, les agissements ou les omissions d’un tiers, une action gouvernementale ou tout autre événement majeur. Nous n’engageons pas notre responsabilité au titre de l’exécution tardive ou du défaut d’exécution vous étant imputé par rapport aux obligations vous incombant en vertu du présent Contrat. Vous devez nous dédommager des coûts et dépenses supplémentaires que nous avons engagés du fait de ces retards ou manquements. Lorsque vous nous envoyez vos documents avec du retard, nous n’acceptons pas d’être tenus responsables de l’irrespect des délais légaux de déclaration, lorsque cet irrespect entraîne un risque de pénalités pouvant être infligées par les autorités fiscales et la companies house.

17.5 Aucune stipulation des présentes Modalités et Conditions ne doit limiter ou exclure notre responsabilité en cas de pratiques frauduleuses ou en cas de décès ou de préjudice corporel causé par notre imprudence.

17.6 Nous n’engageons pas de responsabilité quelconque sur un terrain contractuel, délictuel ou autrement au titre du caractère insuffisant des Services ou d’un dommage ou d’une perte découlant de ces insuffisances ou des travaux réalisés ou omis dans le cadre du présent Contrat. Les recours indiqués dans les présentes représentent les uniques recours disponibles en cas de violations des garanties susmentionnées, du défaut de conformité des Services ou de leurs insuffisances.

17.7 Nous n’engageons pas notre responsabilité au titre des insuffisances des services et ne sommes pas non plus responsables au titre d’une autre garantie ou condition si l’insuffisance des Services vient d’instructions ou de spécifications que vous nous avez données et si le coût total des Services n’a pas été réglé d’ici la date d’échéance.

17.8 Vous reconnaissez que nous sommes liés par les obligations réglementaires et d’une autre nature étant posées par les lois et règlements du pays où les Services sont fournis et acceptez que toute mesure prise par nos soins ou nos salariés afin de nous y plier n’est pas constitutive d’un manquement aux obligations nous incombant en vertu des présentes. Nous ne sommes pas tenus de prendre une mesure que nous jugeons illicite ou inappropriée ou que nous estimons dommageable pour nous-mêmes, nos salariés, nos mandataires ou nos dirigeants.

17.9 Notre responsabilité est limitée au montant des Honoraires que vous payez pour la fourniture des Services à la date de naissance de l’obligation en cause.

17.10 Indépendamment des dispositions de la présente clause 16, vous acceptez de nous dédommager des pertes ou des dommages que nous subissons du fait des déclarations mensongères ou des pratiques malhonnêtes et/ou frauduleuses vous étant imputables ou étant imputables à d’autres personnes agissant en votre nom pour nous fournir des informations.

17.11 Par les présentes, les parties reconnaissent et acceptent ce qui suit :  
a) les limites et les exclusions de responsabilités prévues par la présente Clause sont justes et raisonnables aux fins du Unfair Contract Terms Act 1977 ;
b) les modalités et les conditions du Contrat ont donné lieu à des pourparlers et représentent leur résultante (que des modifications aient été apportées ou non aux modalités et conditions pendant ces pourparlers) ; et
c) les obligations incombant à chaque partie en vertu du Contrat sont justes et raisonnables.

17.12 Le présent Contrat est constitutif d’un contrat de fourniture de services et non pas d’un contrat de travail et, en conséquence, vous êtes pleinement responsables des éléments exposés ci-dessous et devez nous indemniser à cet égard :  
a) les impôts sur le revenu, les cotisations à l’assurance nationale et à la sécurité sociale et les autres obligations, déductions, cotisations, impositions, taxations ou demandes faites ou venant de la fourniture des Services en raison d’une autorité de toute région du monde, lorsque ces prétentions ne sont pas interdites par la loi. Vous devez nous indemniser par rapport à l’ensemble des coûts et dépenses raisonnables et par rapport à toute pénalité, toute amende ou tout intérêt encouru ou à payer par nos soins en liaison avec ces responsabilités, déductions, cotisations, taxations, impositions ou autres demandes ou du fait de ces dernières ;
b) toute responsabilité découlant d’une demande n’étant pas liée au travail ou d’une demande basée sur un statut de travailleur (incluant les coûts et les dépenses raisonnables) et que vous formez à notre encontre du fait ou en raison de la fourniture des Services.

17.13 La totalité  de la présente clause 16 doit survivre à la résiliation du présent Contrat opérée pour une raison quelconque.

18. Les tiers


Le Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 n’est pas applicable au présent Contrat. Une personne n’étant pas partie au présent Contrat (y compris un salarié, un dirigeant, un mandataire, un représentant ou un sous-traitant d’une partie) n’a pas le droit (que ce soit en vertu du Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999 ou autrement) de faire exécuter une modalité du présent Contrat conférant expressément ou tacitement un avantage à cette personne sans le consentement préalable, expresse et écrit des parties auxquelles ce contrat se rapporte dans cette clause.

19. Force Majeure


19.1 Si une partie est affectée par un cas de force majeure, elle doit immédiatement informer l’autre partie par écrit des éléments constitutifs de la force majeure et doit la tenir pleinement informée de son maintien ou de tout changement important des circonstances intervenant pendant cette situation de force majeure.

19.2 La partie affectée par le cas de force majeure doit prendre toutes les mesures raisonnables qu’elle peut prendre pour minimiser les effets de la force majeure lorsqu’elle exécute les obligations que le contrat lui attribue.

19.3 La force majeure ne donne pas à une partie le droit de résilier le présent Contrat et aucune partie n’est considérée comme étant l’auteur d’une violation du présent Contrat ou comme ayant engagé sa responsabilité à l’égard de l’autre en raison d’une exécution tardive ou d’un défaut d’exécution de l’une de ses obligations attribué à une force majeure.

19.4 Si la partie affectée par le cas de force majeure n’exécute pas les obligations que lui confèrent les clauses 18.1 et 18.2 figurant ci-dessous, elle ne pourra alors pas bénéficier des mesures pour force majeure, incluant celles des dispositions de la clause 18.3 figurant ci-dessous, lui étant ouvertes et les obligations de chaque partie sont maintenues en vigueur.

20. Les dispositions générales


20.1 Aucune stipulation des présentes Modalités et Conditions ne créé ou n’est réputée créer un partenariat, une joint-venture ou une relation employeur/salarié ou mandant/mandataire entre les parties et aucun de nos salariés ne doit être considéré comme un salarié ou comme devenant salarié.

20.2 Les présentes Modalités et Conditions contiennent tout le contrat conclu entre les parties par rapport à son objet. Vous renoncez irrévocablement et inconditionnellement à tout droit qu’il pourrait stipuler pour demander des dommages et intérêts et/ou résilier les présentes Modalités et Conditions en raison de la violation d’une garantie n’étant pas stipulée par ces Modalités et Conditions ou d’une déclaration mensongère figurant ou non dans ces Modalités et Conditions, à moins que cette déclaration mensongère n’ait été faite de manière frauduleuse.

20.3 Toute modification censée altérer ou varier les présentes Modalités et Conditions n’est pas opérante à moins d’avoir été rapportée dans un écrit visant spécifiquement les présentes Modalités et Conditions et étant dûment exécuté par chacune des parties aux présentes Modalités et Conditions.

20.4 Les droits et les recours dont bénéficie une partie quelconque dans le cadre des présentes Modalités et Conditions ne doivent pas être limités, abandonnés ou éteints par l’octroi par cette partie à l’autre partie d’un délai de paiement, d’un délai de grâce ou d’un prolongement des délais ou alors par le manquement ou le retard de cette partie dans l’exercice ou la mention de ces droits ou recours. Toute renonciation à agir par rapport à une violation des présentes Modalités et Conditions doit être rapportée par écrit. La renonciation, par une partie, à agir par rapport à une violation des présentes Modalités et Conditions ne doit pas empêcher la prise ultérieure de mesures par rapport à une violation ultérieure de cette disposition et ne doit pas être considérée comme une renonciation à agir par rapport à toute violation ultérieure de cette disposition ou d’une autre.

20.5 Si, à  un moment quelconque, une partie des présentes Modalités et Conditions (incluant une ou plusieurs Clauses des présentes Modalités et Conditions ou toute sous-clause, tout paragraphe ou toute partie d’une ou plusieurs clauses) est considérée nulle ou inapplicable ou le devient d’une autre façon et pour une raison quelconque reconnue par le droit applicable, elle est alors réputée supprimée des présentes Modalités et Conditions et la validité et/ou l’applicabilité des dispositions restantes des présentes Modalités et Conditions ne doit pas être amoindrie ou affectée d’une manière quelconque du fait de cette suppression.

20.6 Chaque partie doit procéder en faisant, dans les limites du raisonnable, tout son possible pour que les tiers étant nécessairement impliqués fassent de même, à la signature et à la remise, à l’autre partie, des autres instruments et documents et à la prise de toute autre mesure jugée nécessaire à la mise en œuvre des dispositions des présentes Modalités et Conditions d’une manière respectueuse de ses modalités.

21. Le droit applicable


21.1 Les présentes Modalités et Conditions et tout litige ou toute prétention en découlant ou y étant liée doivent être régis par le droit anglais à  la lumière duquel ceux-ci sont interprétés.

21.2 L’ensemble des litiges et des prétentions découlant des présentes Modalités et Conditions ou s’y rapportant doivent être soumis à la compétence exclusive des tribunaux anglais auxquels les parties se soumettent de manière irrévocable.

22. Vos responsabilités en tant que Directeur


Les responsabilités complètes et juridiques des directeurs de sociétés sont trop détaillées pour que nous puissions toutes les lister. Nous vous encourageons donc vivement à obtenir un exemplaire du Directors and Secretaries Guide publié par la Companies House.

Les éléments figurant ci-dessous sont un résumé de certaines responsabilités clés vous incombant en tant que Directeur. Même si nous fournissons à votre société des services de directeur suppléant, vous demeurerez, en fin de compte, responsable de tout manquement à ces exigences.
  • La tenue des livres de comptes :
              o tenir à jour des archives comptables appropriées, dans le respect de la réglementation fiscale et du droit des sociétés.
              o préparer et présenter des déclarations de TVA selon une périodicité trimestrielle à fisc britannique.
  • Les états financiers :
              o préparer tous les ans des états financiers et statutaires se présentant dans des formes respectueuses des Normes comptables approuvées et se pliant à la Loi de 1985 sur les Sociétés. 
  • L’impôt britannique sur les sociétés :
              o présenter diverses déclarations d’impôts sur les sociétés au fisc et dans le respect des délais impartis.
              o veiller, par des paiements, à l’exécution des obligations fiscales de la société.
  • L’impôt britannique des particuliers (le cas échéant) :
              o présenter tous les ans au fisc d’une déclaration auto-évaluée d’impôt sur le revenu des particuliers.
              o veiller au règlement des obligations fiscales et personnelles au moment de leur échéance.
  • Les archives légales :
              o présenter à la Companies house le formulaire 363 de déclaration annuelle.
              o informer régulièrement la Companies House des modifications apportées aux informations statutaires.
              o veiller à la rédaction de comptes-rendus des réunions obligatoires ayant été tenues.
Tout manquement à ces responsabilités peut entraîner des amendes, des pénalités, des intérêts et, dans les cas extrêmes, une radiation et/ou des poursuites pénales.

23. Les modifications concernant les Modalités et les Conditions


ST MATTHEW EACCOUNTING se réserve le droit d’apporter, à tout moment, des modifications aux présentes Modalités et Conditions en affichant les révisions sur le site. Vous serez informé de ces modifications par email et vous en servir de base, pendant un délai de 30 jours, pour résilier votre contrat.
Dernière mise à jour Mardi , Avril 27 , 2010
 
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