Conditions Générales de Vente

Version : 03/04/2011

Les dispositions suivantes constituent les Conditions Générales de STM Accounting Solutions Ltd qui s'appliquent à tous les services que nous nous proposons, sauf mention contraire.

1. Définition

1.1 Sauf disposition contraire, les Conditions Générales suivantes s'appliquant à tout travail effectué par St Matthew pour tous ses clients.

1.2 Les expressions "nous", "notre", "nos", et "St Matthew" énoncés ci-après feront référence à STM Accounting Solutions Ltd

1.3 Les expressions "vous", "votre", "vos", "votre société" et "administrateurs" feront référence au client.

1.4. L'expression "Parties" fera référence à STM Accounting Solutions Ltd et au Client

1.5. L'expression "Contrat" désigne ces Conditions Générales.

1.6 L'expression "Notre site internet" désigne chacun de nos sites internet en particulier, ainsi que la totalité de nos sites internet. Nos principaux sites internet sont indiqués ici.

1.7 L'expression "Votre site internet en ligne" désigne, le cas échéant, le compte pour le site internet en ligne que nous avons réservé à votre usage, bien que vous soyez notre client, et qui n'est accessible que par l'intermédiaire de Notre site internet en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

1.8 L'expression "Charges" désigne les honoraires, les dépenses et les charges tels qu'amendés Elle peut également désigner les honoraires, les dépenses et les charges individuellement convenus avec vous.

1.9 L'expression "Date d'entrée en vigueur" désigne la date à partir de laquelle le contrat entre en vigueur.

1.10 L'expression "Informations confidentielles" désigne les informations commerciales, financières, marketing, techniques, ou d'autres informations secrètes ou confidentielles, le savoir-faire, les secrets de fabrication et d'autres informations sous quelque forme ou quelque support que ce soit, qu'elles soient divulguées oralement ou par écrit, avant ou après la date de ce Contrat, ainsi que toute reproduction de telles informations, sous quelque forme ou quelque support que ce soit, ou de toute partie de ces informations (et "confidentielles" signifie que ces informations, dans leur intégralité ou dans une configuration ou un agencement spécifique de leurs composants, ne sont pas accessibles au public).

1.11 Par "Contrôle", on entend la responsabilité d'exercer ou d'être en droit d'obtenir un Contrôle direct ou indirect sur les affaires de la société concernée, y compris la possession de, ou le droit d'acquérir, plus de 50% du capital émis de la société ou un pouvoir dans la société.

1.12 L'expression "Force majeure" désigne tout évènement hors du Contrôle raisonnable d'une des Parties, et affectant sa capacité à exécuter tout ou partie de ses obligations (autres que les paiements) imposées par le présent Contrat, y compris les catastrophes naturelles, les incendies, les inondations, la foudre, les révolutions, les actes de terrorisme, les émeutes ou les mouvements populaires, mais excluant les grèves de personnel, les grèves patronales, ou toute autre action industrielle, qu'elles soient du fait des employés de la société ou d'autres personnes, les défaillances en termes d'approvisionnement en électricité, en carburant, en transport, en équipement, en matières premières, ou tout autre bien ou service.

1.13 L'expression "Propriété intellectuelle" désigne tout brevet, copyright, tout droit sur les bases, tout modèle déposé, toute marque déposée, tout nom de domaine, tout savoir-faire, tout modèle d'utilité ou, le cas échéant, toute application pour de tels droits ou tout autre droit industriel ou intellectuel subsistant n'importe où dans le monde.

1.14 L'expression “Services” désigne les performances des services dont la portée est énoncée dans la clause 2, et plus particulièrement décrites telles qu'énoncées dans le Programme des Services.

1.15 Les titres des dispositions sont indiqués à des seules fins de confort, et ils ne doivent en rien affecter l'interprétation ou la construction de ce Contrat.

1.16 Les mots retranscrits au singulier doivent induire le pluriel et inversement. Les mots retranscrits dans un genre masculin ou féminin doivent comprendre les deux genres, et les références à des personnes incluent les particuliers, les sociétés, les corporations, les entreprises ou les associations.

1.17 Les mots et phrases "autre", "autres", "y compris", et "en particulier" ne doivent pas limiter la généralité de tout mot précédent ou être interprétés comme étant limités à la même catégorie que tout mot les précédant lorsqu'une construction plus large est possible.

1.18 Les références à des textes de loi ou à des dispositions réglementaires doivent inclure (i) les législations subordonnées au titre de (ii) toute disposition ayant été modifiée ou de nouveau promulguée (avec ou sans modification) et (iii) toute disposition qui les remplace ou les promulgue de nouveau par la suite (avec ou sans modification).

1.19 Toutes les références contenues dans ce Contrat à des Clauses et à des Programmes se rapportent à des clauses et à des programmes de ce Contrat, sauf mention contraire.

1.20 Programme 1 et Notes font partie de ces Conditions Générales, et leur présence vise à apporter des précisions supplémentaires qui ne sont pas traitées ci-après.

1.21 Une copie des conditions générales actuelles est toujours disponible sur Notre site internet. Nous nous réservons le droit de modifier ces conditions générales à tout moment, la date de la version sera alors mise à jour sur Notre site internet.

2. Nos services

2.1 Nous nous chargerons de tous les aspects raisonnables des besoins en termes de comptabilité et d'impôts de votre société. La liste complète des services est disponible sur le site internet. Voir les Programmes de Services.

2.2 Tout service supplémentaire peut engager des charges supplémentaires qui seront convenues par écrit avant son entrée en vigueur.

2.3 Nous ne sommes pas autorisés à donner, et nous ne donnons aucun conseil en investissement et nous ne devons en aucun cas être responsables envers vous concernant des matières liées à des prestations de conseil en investissement.

2.4 Nous nous réservons le droit d'effectuer tout changement aux spécifications des Services requis pour se conformer à toute obligation réglementaire ou à toute exigence applicable de l’UE.

3. Honoraires/Conditions de paiement/Politique de remboursement

3.1 Certains de nos honoraires sont publiés sur Nos sites internet, et nous accordons également d'autres honoraires et réductions à des Clients à titre individuel. Tout changement aux honoraires publiés vous sera signalé au moment du renouvellement du service.

3.2 Nos honoraires sont payables une année à l'avance. Nous pouvons également accepter des paiements mensuels ou trimestriels. Vous ne deviendrez Client qu'une fois que vous vous serez acquitté du versement initial convenu. Dans le cas où ce versement serait effectué par BAC ou par chèque, le paiement ne sera estimé effectué qu'une fois que les fonds auront été compensés sur notre compte.

3.3 Une fois que vous êtes devenu Client, le paiement des honoraires est dû d'avance, sur une base mensuelle/trimestrielle/annuelle. Si vous avez convenu avec nous de payer en plusieurs versements, ces derniers seront prélevés en avance sur votre compte bancaire britannique par prélèvements ou sur une carte bancaire. Si vous ne souhaitez pas payer par prélèvements, ou que vous n'êtes pas en mesure de le faire, vous devrez payer l'intégralité des honoraires annuels en avance.

3.4 Vous recevrez une facture annuelle détaillant votre échéancier. Vous serez facturé séparément pour les paiements dus pour des services en dehors du champ des services annuels convenus au moment où vous activez votre compte. Toutes les factures doivent être payées dans les 10 jours suivant la date de la facture.

3.5 Nous posterons la facture pour nos honoraires sur le site internet de vos comptes et, en acceptant ces Conditions Générales, vous vous confirmez la réception effective de toute facture transmise par ce biais.

3.6 Il n'y aura aucune réduction sur nos honoraires fixes dans le cas où vous ne vous serviriez pas vous-même de tous les services inclus dans nos forfaits de service, sauf accord contraire par écrit.

3.7 Vous ne pouvez obtenir un remboursement pour un mois au cours duquel nous avons fourni une prestation de service si nous avons débuté la prestation, sauf mention contraire acceptée de notre part par écrit. Toutes les demandes de remboursement doivent s'effectuer par écrit et être envoyées par e-mail à accounts@stmatthew.co.uk. Si un remboursement est dû, vous serez averti par e-mail ; la réception du remboursement peut prendre jusqu'à 30 jours à partir de l'annulation de votre contrat.

3.8 Aucune Charge n'est estimé avoir été reçue jusqu'à ce que nous ayons reçu les fonds compensés.

3.9 Vous devez effectuer tous les paiements dus au titre de ce Contrat sans aucune déduction, que ce soit par le biais d'une compensation pour une dette, d'une demande reconventionnelle, d'une réduction, d'un abattement ou autre. Aucune réduction ou remise ne sera accordée si vous n'utilisez pas les Services correspondants inclus dans la prestation de services que vous avez achetée.

3.10 Tous les paiements payables auprès de nous au titre de ce Contrat sont exigibles immédiatement en cas de résiliation de ce Contrat conformément à la disposition de la clause 6.

4. Indemnités de transfert

4.1 Nous ne facturons pas d'indemnité de transfert, mais si vous souhaitez nous transférer vos informations sur l'année, alors nous percevrons des commissions selon nos tarifs indiqués sur Notre site internet.

5. Retards de paiement des honoraires

5.1 Dans le cas où vous auriez plus de 30 jours d'arriérés, concernant tout honoraire que vous nous devez, nous nous réservons le droit, le cas échéant, de suspendre et/ou de résilier les services que nous vous fournissons, dont votre accès à votre compte en ligne.

5.2 Nous ne réactiverons notre service qu'une fois le paiement de toutes les factures impayées effectué. Des frais de reconnexion de 99£, plus la TVA, peuvent être facturés.

5.3 Nous nous réservons le droit de vous facturer des intérêts sur tous les honoraires impayés à un taux de 8% au-dessus du taux de base de la Banque d'Angleterre.

6. Résiliation et suspension des Services de St Matthew

6.1 Chaque Partie peut résilier le Contrat à tout moment après une période contractuelle initiale de 12 mois, sauf accord contraire. Dans le cas où vous résilieriez ce Contrat au cours des 12 premiers mois, vous demeureriez responsable pour un minimum de 12 paiements mensuels à partir de la Date d'entrée en vigueur.

6.2 Dans le cas où vous choisiriez de résilier ce Contrat, aucune charge ne sera appliquée pour la fermeture de votre entreprise ou pour le transfert vers un autre comptable. Pour résilier ce Contrat, envoyez-nous simplement un e-mail à accounts@stmatthew.co.uk. Le cas échéant, n'oubliez pas de contacter WorldPay et d'annuler votre contrat WorldPay/Future Pay étant donné votre obligation de payer sur une période minimum selon la disposition 6.1, c'est-à-dire 12 paiements mensuels. La résiliation devient effective au début du prochain cycle de facturation souscrit auprès de St Matthew suivant l'annulation de votre compte WorldPay. Si vous payez par prélèvement bancaire, vous devez annuler l'autorisation de prélèvement sur votre compte bancaire.

6.3 Nous nous réservons le droit de conserver tous les dossiers et toutes les informations jusqu'à ce que le paiement de tous les arriérés soit effectué.

6.4 Dans le cas d'une résiliation, nous nous engageons, conformément aux dispositions ci-dessus, de fournir tous les dossiers (y compris des comptes mis à jour) jusqu'à la date de résiliation spécifiée. Nous ne préparons et fournissons des comptes statutaires concernant une année fiscale particulière que si vous étiez Client à la fin d'une telle année fiscale.

6.5 A la résiliation de ce Contrat, le Client est responsable de signaler à tous les organismes, agences, services publics, à l'Administration et au Registre des sociétés la résiliation, et le Client doit s'assurer que la Société n'apparaît plus dans aucun registre en tant que représentante du Client. Si le Client ne respecte pas cette obligation, alors les Charges pour les services correspondants resteront dues en dépit de la résiliation de ce Contrat. ST MATTHEW est alors en droit, à son entière discrétion, d'informer les autorités compétentes et de demander le remboursement des coûts induits par cette action au Client.

6.6 Dans le cas où la résiliation serait de notre fait selon les dispositions 5.1 et/ou 5.6, et pour autant que vous utilisiez les services de formation et d'administration de notre société, nous prendrons les mesures suivantes :

Nous informerons l'Administration et le Registre des sociétés de vos coordonnées personnelles, et nous leur demanderons de vous adresser toutes les correspondances concernant votre société, à moins que vous n'ayez fourni des coordonnées différentes moins de 14 jours après la date de la résiliation.
Nous affecterons le Siège social à un autre prestataire de services de notre connaissance qui vous facturera 500£ par an, à moins que vous n'ayez fourni des coordonnées différentes pour le siège social moins de 14 jours avant la date de la résiliation.
Nous vous assignerons devant la Cour des petites créances pour réclamer les charges impayées ainsi que des honoraires de dissolution/d'administration. Les conséquences peuvent être des inscriptions négatives dans les antécédents en termes de crédit de votre société au Royaume-Uni, ainsi que vous concernant en tant qu'administrateur de la société. Cela peut avoir un effet négatif sur le long terme sur vos notations de crédit.
Si vous avez utilisé notre service d'ouverture de compte bancaire, nous informerons la banque de notre intention de vous poursuivre en justice, et nous leur demanderons de vous adresser directement toutes les correspondances.
Nous vous facturerons également des honoraires supplémentaires d'administration/dissolution de 1.000£ par société afin de couvrir nos frais et nos efforts.

6.7 Toute notification de notre part au titre de ce Contrat doit se faire par écrit, et peut être remise en mains propres ou envoyée par courrier aérien, par télécopie, ou par l'envoi d'un courrier électronique à l'adresse mentionnée ci-dessus ou à toute autre adresse que la Partie concernée peut indiquer à des fins de communication de notifications conformément à ces Conditions Générales, et toute notification de cette nature doit être considérée comme remise en cas de remise en mains propres ou à l'expiration d'un délai de 5 jours après l'expédition de ladite notification par courrier aérien, ou à dix heures du matin heure locale du destinataire le jour ouvré suivant l'expédition dans le cas d'un envoi par télécopie ou par courrier électronique.

6.8 Pour prouver la notification, il doit être suffisant de montrer que, dans le cas d'une notification délivrée en mains propres, ladite notification a été dûment adressée et remises en mains propres et, dans le cas d'une notification envoyée par la poste, que ladite notification a été dûment adressée et affranchie, et postée de la manière indiquée ci-dessus. Dans le cas d'une notification remise par télécopie ou par envoi d'un courrier électronique, il doit être suffisant de montrer que ladite notification a été expédiée sous une forme lisible et complète au numéro de téléphone ou à l'adresse de courrier électronique correct(e) sans aucun message d'erreur.

6.9 Nous pouvons suspendre par notification la fourniture de services (y compris l'accès à nos locaux) pour des raisons de troubles politiques, de grèves, ou de tout autre évènement en dehors de notre Contrôle raisonnable.

7. Service client

Lorsque vous vous inscrivez auprès de St Matthew, un numéro de téléphone direct vous sera communiqué, il vous permettra de joindre notre Service client qui traitera toutes vos demandes. Nous nous efforçons de fourni une qualité élevée de services tout le temps. Tout commentaire sur le service est le bienvenu. Toute plainte sera traitée rapidement, et nous nous engageons à apporter un résultat satisfaisant dans la mesure du possible.

8. Vos obligations

8.1 En tant qu'Administrateur de votre société, il est de votre responsabilité de vous assurer que votre société se conforme à toutes les formalités légales. Nous vous aiderons à vous conformer à ces formalités dans la mesure du possible ou sur demande.

8.2 Vous vous engagez à vous assurer de l'intégralité, de l'exactitude et de la véracité de toutes les informations et des documents que vous nous avez fournis, ou qui nous ont été fournis en votre nom, et qu'elles vous concernent vous, votre société et/ou vos affaires respectives, y compris mais sans limitation toutes les informations et les documents requis conformément à la Règlementation contre le blanchiment d'argent de 2007 (Money Laundering Regulations 2007).

8.3 Vous acceptez de nous indemniser concernant toute perte ou dommage que nous aurions à subir suite à toute fausse déclaration, à toute tromperie et/ou à tout comportement frauduleux de votre part ou de celle de tiers nous fournissant des informations en votre nom.

8.4 Vous nous enverrez toutes les informations pertinentes relatives à des transactions tous les mois, par e-mail, par fax ou par voie postale quelle que soit votre méthode préférée. La dernière date à laquelle nous devons recevoir ces informations est le 15 du mois suivant. Vous devez conserver vos pièces justificatives (relevés bancaires, reçus, factures, etc...) dans un lieu sûr et ne pas les envoyer à St Matthew, à moins que nous ne vous le demandions ou que nous ayons accepté de les conserver pour vous moyennant des honoraires appropriés. La Loi (Companies Act) relative aux sociétés exige que les sociétés conservent des archives comptables. Pour la plupart des sociétés, et dans la plupart des cas et selon la plupart des juridictions, cela sera suffisant pour satisfaire aux exigences des autorités fiscales tant que des archives sont conservées jusqu'à six ans après la fin de l'exercice comptable auxquelles elles sont associées. En cas de retard de votre part concernant l'envoi de vos documents, ST Matthew ne peut pas garantir que les délais officiels de présentation des rapports seront respectés, encourant ainsi le risque que des pénalités soient imposées par les autorités fiscales et le Registre des sociétés. De plus, les informations sur Votre site internet peuvent ne pas être à jour.

8.5 Vous devez vous assurer de nous tenir informés de tout changement d'adresse, de numéro de téléphone ou d'adresse e-mail. Dans le cas contraire, des communications pourraient se perdre, et nous ne pourrions en être tenus pour responsables.

8.6 Vous vérifierez la réception de communications de notre part afin d'être pleinement informé de tout changement mis en œuvre en rapport avec le service.

8.7 Les transactions incluses dans la Prestation de services ne sont pas reportées tous les mois. Il est de votre responsabilité de vous assurer que vous utilisez les transactions auxquelles vous avez souscrites au cours de chaque mois. Nous vous encourageons à nous envoyer régulièrement des informations.

8,8. Vous nous garantissez tout au long de ce contrat :

a)° concernant les services, de rester à tout moment responsable de la conformité à toutes les législations, à toutes les dispositions réglementaires, à tous les codes de pratique, à toutes les notes d'orientation et à toutes les autres exigences pertinentes de tout gouvernement ou de toute agence gouvernementale compétente.

b)° Vous gérerez et préserverez une infrastructure de réseau y compris, mais sans limitation, des e-mails, un dispositif de régulation des sources, une gestion des fichiers, et ceci tel que requis de notre part pour exercer ses tâches définies dans Programme 1.

c)° vous êtes en pleine possession de votre capacité juridique pour conclure ce Contrat avec nous conformément à ce Contrat, et à recevoir les Services.

d)° vous n'êtes pas° et n'agirez pas en qualité de fiduciaire pour toute autre personne, entreprise ou société concernant les Services

e) avez pris des conseils fiscaux et juridiques appropriés concernant l'instauration, l'acquisition et le fonctionnement des Service ; et

f)° vous payerez en totalité tous les impôts personnels et relatifs aux sociétés qui peuvent être exigibles suite à notre prestation de services.

9. Frais et débours

9.1 Nous pouvons parfois encourir des frais ou des débours en votre nom, par exemples des frais pour héberger les déclarations annuelles de votre Société, des frais d'affranchissement et des frais d'expédition. En acceptant ces Conditions Générales, vous acceptez de nous rembourser pour toutes les dépenses raisonnables et justifiables que nous encourons en votre nom.

10. Notre site web et nos marques commerciales

10.1 Le contenu et le design des pages de Notre site internet sont protégés par des droits d'auteurs dont nous sommes propriétaires, ou utilisés sous une licence contractée auprès des tiers propriétaires des droits d'auteur. Nous vous autorisons à faire des copies de ce site en tant qu'actes circonstanciels nécessaires pour que vous puissiez le consulter, et vous êtes invité à imprimer des pages pour votre utilisation personnelle, mais aucune partie de Notre site internet ne peut être reproduite ou transmise à d'autres fins.

10.2 La marque et le logo de St Matthew sont des Marques commerciales dont nous sommes propriétaires. Vous ne pouvez utiliser le logo et la marque de St Matthew dans des documents ou des publications, y compris sur internet et de toute manière liée à votre entreprise, sauf accord écrit conclu avec nous.

10.3 Sans notre autorisation écrite préalable, vous ne pouvez utiliser de lien vers ce site, ni l'insérer dans un cadre.

10.4 Les informations contenues sur Notre site internet sont uniquement destinées à être fournies à titre de recommandations générales (résidents britanniques), et elles ne doivent pas être considérées comme un substitut à des conseils fiscaux et/ou financiers appropriées en rapport avec vote situation particulière, et nous n'aurons aucune responsabilité envers vous pour toute action que vous effectueriez sur la base de telles recommandations générales.

10.5 Notre site internet peut contenir des liens vers d'autres sites internet Ils ne sont pas destinés à signifier que nous approuvons ou que nous avons une quelconque responsabilité pour le contenu du site internet lié.

10.6 Notre site internet est disponible pour une consultation publique dans la mesure où nous excluons, dans la mesure autorisée par la loi, toute responsabilité de toute sorte pour toute perte ou tout dommage survenant de quelque manière que ce soit de l'utilisation de ce site web, ou tout recours au contenu de ce site internet.

11. Confidentialité & Protection des données

11.1 St Matthew s'engage auprès des Clients sur le fait que lorsque les Clients, les représentants des Clients ou la Société du Client fournit des Informations confidentielles à St Matthew, cette dernière déploiera tous les efforts raisonnables pour conserver leur caractère confidentiel. Conformément à ses obligations légales, St Matthew protège les informations personnelles et les données personnelles de tout accès, utilisation ou divulgation non autorisé(e).

11.2 Au cours de la fourniture des Services, St Matthew collecte des informations personnelles et des données personnelles concernant les Clients, les représentants des Clients et l'Entité qui utilise ces données et ces informations personnelles pour faciliter la fourniture des Services, et St Matthew peut parfois utiliser de telles données et de telles informations pour fournir des informations, des notes de référence, des lignes directrices, des conseils ou pour des informations marketing concernant les Services et pour fournir de telles autres informations que St Matthew peut parfois rendre publiques.

11.3 St Matthew se réserve le droit de traiter les obligations de confidentialité et de respect de la vie privée des Paragraphes 1 et 2 de cette Section comme non applicables, et peut divulguer à des tiers des informations et des données confidentielles ou personnelles lorsque cela est exigé par la loi, ou lorsque cela est requis par des tiers afin que St Matthew fournisse les Services, ou lorsque St Matthew a été dans l'incapacité d'obtenir des instructions de la part des Clients ou des Mandataires, et qu'il apparaît à St Matthew qu'il est dans l'intérêt des Clients et/ou des Représentants des Clients et/ou de l'Entité de fournir de telles données confidentielles ou personnelles à des tiers.

11.4 Sauf autorisation contraire contenue dans ces Conditions Générales, toutes les informations et toutes les données personnelles collectées sont uniquement utilisées à ces fins, et ne seront jamais vendues, prêtées, louées ou distribuées de toute autre manières en dehors de St Matthew. Les Clients et les Représentants de St Matthew acceptent que cela peut impliquer que des informations personnelles peuvent être transférées à des pays qui ne fournissent pas une protection des données suffisantes conformément à l'Article 26 (1) de la Directive 95/46/UE de l'UE sur la protection des individus concernant le traitement des données personnels et sur la libre-circulation de telles données.

11.5 Sans préjudice de l'obligation de confidentialité, St Matthew se réserve le droit d'agir pour d'autres clients (y compris des concurrents de l'Entité, des Clients ou des Représentants des Clients).

11.9 Tout rapport, toute lettre, toute information ou tout conseil donné(e) aux Clients, aux Représentants des Clients ou à l'Entité par St Matthew sont donnés de manière confidentielle à seule fin de fournir les Services, et à la condition que les Clients et les Représentants des Clients ne divulguent pas sans autorisation écrite préalable de St Matthew des Informations confidentielles ou non mises à disposition par St Matthew à des tiers autres que leurs avocats, leurs comptables ou d'autres conseillers professionnels.

11.7 Nonobstant toute disposition dans le présent Contrat, St Matthew doit être habilitée, et est par le présent Contrat autorisée à ouvrir, lire et copier toutes les correspondances, les lettres, les télécopies, les e-mails et toutes les autres communications reçues par St Matthew en rapport avec la fourniture des Services ou avec l'Entité, les Clients ou les Représentants des Clients.

12. Déclaration de confidentialité

12.1 L'intégralité de la déclaration de confidentialité est détaillée sur Notre site internet. Voir la Charte de confidentialité.

13. Transfert de données à l'étranger

13.1 Vous consentez à ce que nous transférions vos informations personnellement identifiables en dehors de l'Union Européenne le cas échéant. L'acceptation de ces Conditions générales constitue votre consentement à de tels transferts de données.

14. Stockage et destruction des documents

14.1 Tous les documents relatifs à des comptes ou à d'autres sujets que nous vous envoyez sont automatiquement stockés sous forme de documents PDF.

15. Sécurité

15.1 Si nous vous fournissons un site internet, vous êtes responsable de tout le contenu posté.

15.2 Il est de votre responsabilité de préserver la confidentialité de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe, et de ne pas les divulguer à des tiers.

15.3 Nous ne serons pas responsables pour tout virus circulant via Notre site internet ou via nos e-mails, bien que nous utiliserons les technologies les plus récentes pour éviter que cela ne se produise dans la mesure du possible. Il est de la responsabilité du destinataire d'effectuer une analyse antivirus sur toute pièce jointe reçue.

15.4 Les sites des comptes du Client sont hébergés sur des serveurs sécurisés, conformes aux standards les plus élevés de l'industrie concernant l'authentification, le cryptage et l'intégrité des données. Tous les comptes clients sont protégés par un nom d'utilisateur et un mot de passe uniques.

15.5 Nous nous engageons sur le fait que la confidentialité des données de vos comptes contenant des informations se trouvant déjà dans le domaine public, comme le nom de votre société et vos coordonnées, sera préservée, et que ces données ne seront jamais transmises à des tiers à des fins marketing ou autres en quelque circonstance que ce soit.

15.6 Nous utilisons un système interne sur lequel les clients sont identifiés par un numéro de client interne. Le personnel saisissant vos données sur le système n'a pas accès aux données complètes de vos comptes. Cet accès est strictement limité à notre personnel qualifié dans l'optique de signer les comptes de votre société à la fin de votre période de reporting.

16. Commerces et activités inacceptables nécessitant une approbation préalable

16.1 L'expression "Activités illégales" désigne toute activité considérée partout dans le monde comme étant illégale ou criminelle et qui, sans préjudice au caractère général de ce qui précède, est censée inclure des activités liées au terrorisme, au trafic de drogue, au blanchiment d'argent, à du recel, ou à des échanges avec des pays qui peuvent parfois être soumis à un embargo imposé par le Conseil de Sécurité des Nations Unies, par l'Union Européenne, le Royaume-Uni ou l'Île de Man, ou toute organisation leur succédant ou toute organisation internationale similaire.

16.2 L'expression "Personnes frappées d'interdiction" désigne des personnes :

dont il a été prouvé qu'elles agissaient de manière frauduleuse ou malhonnête lors de procédures civiles
interdites de séjour selon les lois d'un pays pour quelque raison que ce soit, ou qui peuvent également être incapables ou non habilitées à conclure un contrat
qui sont résidentes d'un pays soumis à une restriction ou à un embargo international(e) y compris, mais sans préjudice à la généralité de ce qui précède, les restrictions ou les embargos imposé(e)s par le Conseil de Sécurité des Nations Unies, par l'Union Européenne, par le Royaume-Uni ou par l'Île de Man ou par toute organisation leur succédant ou par toute organisation similaire.

16.3 L'expression "Activités interdites" désigne des activités non approuvées ou acceptées par St Matthew, et qui, sans préjudice à la généralité de ce qui précède, incluent des activités ayant un lien avec:

du mercenariat ou un engagement militaire
des armes, des armes à feu ou des munitions
des substances dangereuses ou toxiques, chimiques ou nucléaires, y compris des équipements ou des machines à fabriquer ou à manipuler comme des matériaux, et le transport, la manipulation, le traitement, la destruction ou le déchargement de tels éléments
des conseils ou des actions liés au blanchiment d'argent pour des actes de nature criminelle définis comme tels par la législation du pays de résidence du Client et/ou de St Matthew, et la poursuite des activités citées précédemment
des organes humains ou animaux, y compris du sang et du plasma
des équipements de Contrôle pour la sécurité et anti-émeute, des dispositifs de retenue électroniques qui pourrait conduire à une violation des droits de l'homme ou qui pourraient être utilisés pour des actes de torture, ou qui pourraient être autrement utilisés de manière agressive
du matériel génétique
de la pornographie
la délivrance de diplômes ou de qualifications
des mauvais traitements sur des animaux, de la vivisection, ou l'utilisation d'animaux à des fins scientifiques ou pour tester des produits
d'entreprendre des services ou des activités pouvant concurrencer St Matthew
d'offrir ou de fournir des conseils juridiques ou fiscaux par d'autres moyens que par l'intermédiaire de personnes qui sont professionnellement qualifiées et, le cas échéant, disposant d'une licence pour le faire
de nombreuses activités qui peuvent porter préjudice à la réputation de St Matthew ou du pays d'établissement ou d'incorporation de l'Entité.

16.4 L'expression "Activités requérant une acceptation préalable" désigne :

Toute activité associée à la fourniture de services financiers ou de toute autre activité commerciale qui nécessite une licence dans une juridiction
Jeux de hasard et loteries
Des activités financières impliquant : de solliciter des fonds de la part du public, de proposer des conseils en investissement au public, des activités d'assurance, l'exploitation et l'administration d'organismes de placement collectif, ou la gestion d'investissements autres que ceux où les actifs ainsi gérés comprennent la propriété de l'Entité.

16.5 Si les Clients ou les Représentants des Clients sont, ou deviennent des Personnes interdites, ou s'engagent dans des Activités illégales, ou que l'Entité s'engage dans des Activités illégales ou dans des Activités interdites, ou entreprend des Activités requérant une acceptation préalable sans avoir tout d'abord obtenu le consentement préalable par écrit de St Matthew, St Matthew peut à sa seule discrétion résilier les Services.

17. Garanties et exclusions de responsabilité

17.1 Sauf dans les cas prévus par ces Conditions générales, toutes les garanties et les conditions, expresses ou implicites par nature, par le droit commun ou comportant autrement des garanties implicites survenant au cours des pratiques commerciales établies ou des modalités d'exécution sont exclues du présent Contrat dans la mesure où la loi le permet.

17.2 Toute responsabilité que nous pouvons détenir (que ce soit contractuellement, pour des délits civils y compris des négligences ou autres) envers vous ou envers tout tiers doit être limitée au maximum aux charges totales que vous avez payées pour les services dans leur ensemble et 5.000£.

17.3 Nous ne devons être tenus pour responsables d'une perte de profit, d'une perte commerciale, d'un recul des ventes, d'une perte de chiffre d'affaires, ou d'une perte de jouissance d'un logiciel ou de données, ou pour des pertes indirectes ou consécutives de quelque nature et provenant de quelque manière que ce soit des services que nous vous avons fournis, ou de votre incapacité à utiliser ou à accéder aux services.

17.4 Nous ne sommes responsables pour aucun retard ou défaillance dans la fourniture de nos services au titre de ces Conditions générales pour des raisons hors de notre Contrôle raisonnable y compris, mais sans limitation, les actes ou omissions de tiers, les actions du gouvernement ou tout autre évènement majeur. Nous ne devons pas être tenus pour responsables concernant aucun retard ou aucune défaillance de votre part à exécuter vos obligations au titre de ce Contrat, et vous devez nous indemniser pour tout frais ou toute dépense supplémentaire que nous aurions à encourir suite à de tels retards ou à de telles défaillances. En cas de retard de votre part concernant l'envoi des documents appropriés, nous ne pouvons être responsables du non-respect des délais de compte-rendu statutaires, encourant ainsi le risque que des pénalités soient imposées par les autorités fiscales et le Registre des sociétés.

17.5 Aucun élément dans ces Conditions Générales ne doit servir à limiter ou à exclure notre responsabilité concernant une fraude ou concernant un décès ou des blessures physiques causées par notre négligence.

17.6 Nous n'assumons aucune responsabilité que ce soit contractuelle, pour un délit ou tout autre élément concernant toute défaillance des Services ou pour tout dommage ou toute perte résultant d'une telle défaillance ou de tout travail effectué ou omis en rapport avec ce Contrat. Les recours spécifiés dans le présent Contrat doivent être vos seuls et uniques recours concernant toute violation des garanties précédentes, pour une non-conformité ou des défaillances des Services.

17.7 Nous n'assumons aucune responsabilité pour toute défaillance des Services, et nous n'assumons aucune responsabilité au titre d'aucune autre garantie ou condition si une défaillance des Services survenait suite à des instructions ou à de la documentation vous ayant été fournies ; et que le prix total pour les Services n'a pas été payé à la date d'échéance du paiement.

17.8 Vous reconnaissez que nous sommes liés par des obligations réglementaires ou d'autres obligations conformément aux lois et aux réglementations de la juridiction dans laquelle les Services sont fournis, et vous acceptez que toute action entreprise de notre part ou de celle de nos employés afin de nous conformer à ces lois ou à ces réglementations ne doit pas constituer une violation de notre part des obligations ci-après. Il ne doit en aucun cas nous être demandé d'effectuer toute action considérée comme illégale ou inappropriée, ou qui est estimée comme étant préjudiciable pour nous, nos employés, nos agents ou nos officiers.

17.9 Notre responsabilité doit être limitée au montant des Charges que vous avez payées pour l'exécution des Services à la date à laquelle la responsabilité est née.

17.10 Nonobstant la disposition de cette clause 16, vous acceptez de nous indemniser concernant toute perte ou dommage que nous aurions à subir suite à toute fausse déclaration, à toute tromperie et/ou à tout comportement frauduleux de votre part ou de celles de tiers nous fournissant des informations en votre nom.

17.11 Les Parties en présence reconnaissent et acceptent :

a) que les limitations et les exclusions de responsabilité formulées dans cette Clause sont équitables et raisonnables aux fins de la directive sur les clauses abusives dans les contrats de 1977 ;

b) les Conditions Générales du Contrat ont fait l'objet de négociations, et représentent le résultat de telles négociations (que des changements aient été effectués ou non aux conditions générales au cours de telles négociations) ; et

c) les obligations de chaque Partie au titre de ce Contrat sont équitables et raisonnables.

17.12 Ce contrat constitue un contrat pour la fourniture de services et non un contrat de travail et, en conséquence, vous devez être totalement responsable pour, et vous devez nous indemniser pour et conformément à :

a) tout impôt sur le revenu, à toute contribution à l'assurance sociale et à la Sécurité Sociale, et toute responsabilité, déduction, contribution, estimation, imposition ou plainte survenant ou en rapport avec l'exécution des Services par toute autorité de n'importe où dans le monde où de tels recouvrements ne sont pas interdites par la loi. De plus, vous devez nous indemniser des frais, des dépenses et de toute autre pénalité raisonnable, des amendes ou des intérêts encourus, ou payable par nous en rapport ou conséquents à toute responsabilité, déduction, contribution, imposition, estimation ou plainte ;

b) toute responsabilité pour toute plainte relative à un emploi, ou toute plainte basée sur un statut de travailleur (y compris des frais et des dépenses raisonnables) que vous porteriez contre nous suite à, ou en rapport avec la fourniture des Services.

17.13 L'intégralité de cette clause 16 doit demeurer en vigueur à la résiliation de ce Contrat, quelle qu'en soit la raison.

18. Tiers

La loi sur les Contrats (Droits des tiers) de 1999 (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999) ne s'applique pas à ce Contrat. Nulle personne n'étant pas un tiers de ce Contrat (y compris tout employé, officier, agent, représentant ou sous-traitant de chacune des Parties) ne doit avoir le droit (que ce soit au titre de la loi sur les Contrats (Droits des tiers) de 1999 (Contracts (Rights of Third Parties) Act 1999) ou par un autre moyen) d'appliquer toute disposition de ce Contrat qui confère, expressément ou implicitement, un avantage à cette personne sans le consentement écrit préalable des Parties auxquelles le Contrat doit faire référence dans cette disposition.

19. Force majeure

19.1 Si une des Partie est affectée par un cas de Force majeure, elle doit immédiatement aviser l'autre Partie par écrit des éléments constituant le cas de Force majeure, et elle doit tenir cette Partie totalement informée de leur poursuite et de tout changement pertinent dans les circonstances dans lesquelles un tel cas de Force majeure se poursuit.

19.2 La Partie affectée par un cas de Force majeure doit prendre toutes les mesures raisonnables disponibles pour minimiser les effets du cas de Force majeure sur l'exécution de ses obligations au titre de ce Contrat.

19.3 Un cas de Force majeure n'autorise aucune des Partie à résilier ce Contrat, et aucune des Parties ne doit violer ce Contrat ou tout ce en quoi elle est responsable auprès de l'autre Partie en raison de tout retard dans l'exécution ou la non-obligation de ses obligations en raison du cas de Force majeure.

19.4 Si la Partie affectée par le cas de Force majeure ne se conforme pas à ses obligations au titre des Clauses 18.1 et 18.2 ci-dessus, alors aucune aide pour le cas de Force majeure, y compris les dispositions de la Clause 18.3 ci-dessus, ne sera disponible et les obligations resteront en vigueur.

20. Général

20.1 Aucun élément dans ces Conditions Générales ne doit créer, ou être estimé comme créant, un partenariat ou une joint-venture, ou une relation employeur-employé ou commettant-préposé entre les Parties, et aucun de nos employé ne doit être considéré comme étant, ou comme étant devenu votre employé.

20.2 Ces Conditions Générales contiennent l'intégralité de l'accord entre les Parties concernant leur objet. Vous renoncez irrévocablement et sans condition à tout droit de réclamer des dommages-intérêts et/ou d'abroger ces Conditions Générales en raison d'une violation d'une garantie non contenue dans ces Conditions Générales, ou pour toute déclaration inexacte contenue ou non dans ces Conditions Générales, à moins qu'une telle déclaration inexacte ait été faite frauduleusement.

20.3 Aucune prétendue altération ou variation de ces Conditions Générales ne doit entrer en vigueur, à moins qu'elle soit par écrit, qu'elle fasse spécifiquement référence à ces Conditions Générales et qu'elle soit dûment exécutée par chacune des Parties de ces Conditions générales.

20.4 Les droits et les recours de chaque Partie concernant ces Conditions Générales ne doivent pas être diminués, déchus ou annulés par l'attribution de toute indulgence, tolérance ou de tout rallongement des délais accordée par une telle Partie à une autre, ni par toute incapacité ou par tout retard de ladite Partie à vérifier ou à exercer de tels droits ou de tels recours. Toute renonciation à faire valoir des droits au titre de ces Conditions Générales doit être effectuée par écrit. La renonciation d'une des Parties à faire valoir ses droits au titre de ces Conditions Générales ne doit en aucun cas empêcher l'entrée en vigueur ultérieure de toute infraction à cette disposition, et ne doit pas être considérée comme une renonciation à tout manquement ultérieur de cette disposition ou de toute autre.

20.5 A tout moment, si une Partie de ces Conditions Générales (y compris une ou plusieurs des Clauses de ces Conditions Générales ou toute sous-clause ou paragraphe, ou toute partie d'une ou plusieurs de ces clauses) est tenue pour, ou devient nulle ou autrement non-applicable pour quelque raison conformément à toute loi applicable, ladite/lesdites parties doivent être omises de ces Conditions Générales, et la validité et/ou la force exécutoire des dispositions restantes de ces Conditions générales ne doit/doivent en aucun cas être affectée(e) ou affaiblie(s) suite à cette omission.

20.6 Chacune des Parties est tenue, et se doit d'utiliser tous ses efforts raisonnables pour procurer ce que toute Partie tiers nécessaire doit exécuter et délivrer à l'autre Partie, comme des instruments et des documents pour effectuer d'autres actions telles que nécessaires pour accomplir les dispositions de ces Conditions Générales en accord avec ses termes.

21. Loi applicable

21.1 Ces Conditions Générales et tout conflit ou toute plainte survenant ou en rapport avec ces dernières doit être régi(e) par et interprété(e) conformément aux lois d'Angleterre.

21.2 Tous les conflits et toutes les plaintes survenant ou en rapport avec Conditions Générales doivent être soumis à la juridiction exclusives des tribunaux anglais auxquels les Parties se soumettent irrévocablement.

22. Votre responsabilité en qualité d'administrateur

L'intégralité des responsabilités légales des Administrateurs d'une société sont trop détaillées pour nous permettre de toutes les mentionner ici. Nous vous recommandons en conséquence d'obtenir une copie du Guide des Administrateurs et des Secrétaires (Directors and Secretaries Guide) publié par le Registre des sociétés.

Ce qui suit est une courte synthèse de certaines responsabilités clés qui vous incombent en qualité d'Administrateur d'une Société. Même si nous fournissons les services d'un Administrateur désigné pour votre société, vous serez finalement responsable pour toute infraction à une de vos obligations.

Comptabilité : Maintenir des registres comptables corrects conformément aux réglementations du Trésor Public (Inland Revenue Regulations) et à la loi sur les Sociétés (Company Law)
Pour préparer et envoyer des déclarations de TVA trimestriellement aux douanes et accises du Royaume-Uni (HM Customs & Excise)
Comptes financiers : Préparer des états financiers annuels obligatoires dans un format conforme aux normes comptables approuvées et qui sont conformes à la Loi sur les Sociétés de 1985 (Companies Act 1985).
Impôt britannique sur les sociétés : Envoyer diverses déclarations d'impôt au Trésor Public (Inland Revenue) conformément aux délais prescrits.
Organiser le paiement des obligations fiscales de la société concernée
Impôt britannique à titre personnel (le cas échéant) : Envoyer une déclaration de revenus personnels d'auto-imposition annuelle au Trésor Public (Inland Revenue)
Organiser le règlement des obligations fiscales de la personne concernées lorsqu'elles arrivent à échéance
Documents statutaires
Envoyer un formulaire 363 de déclaration annuelle au Registre des Sociétés
Mettre à jour le Registre des Sociétés pour tout changement dans les informations statutaires
Conserver les minutes des réunions statutaires qui se sont tenues

Ne pas se conformer à ces responsabilités peut entraîner des amendes, des pénalités, des intérêts et, dans des cas extrêmes, une suspension et/ou des poursuites criminelles.

23. Modification des Conditions Générales

St Matthew se réserve le droit d'apporter des modifications à ces Conditions Générales à tout moment, en postant les modifications sur le site. Vous serez avisé de telles modifications par e-mail, et vous pourrez résilier votre contrat avec nous sur cette base dans les 30 jours.